Tại tiểu mục 2.1 điểm 2 Mục II của Nghị quyết số 04/2005/NQ-HĐTP ngày 17/9/2005 của Hội đồng Thẩm phán TANDTC đã hướng dẫn:
"2.1. Các tài liệu đọc được nội dung phải là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận. Bản chính có thể là bản gốc hoặc bản được dùng làm cơ sở lập ra các bản sao.”
Như vậy, mặc dù đương sự không xuất trình được bản gốc, bản chính nhưng xuất trình được tài liệu phô tô công chứng tức là bản sao từ bản gốc, bản chính có công chứng thì tài liệu này là hợp pháp, có giá trị là chứng cứ. Nếu tài liệu đó là tài liệu phô tô từ tài liệu đã được công chứng tức là bản gốc, bản chính đã phô tô, có dấu công chứng được phô tô lại thì không có giá trị pháp lý hay đó không phải là chứng cứ.