Cập nhật Quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất

Chứng từ kế toán – những tài liệu vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Việc xác lập chứng từ kế toán không chỉ đòi hỏi sự minh bạch và rõ ràng, nhưng việc quản lý và lưu trữ chúng cũng không kém phần quan trọng. Dưới đây là những quy định về lưu trữ chứng từ kế toán được cập nhật mới nhất cho tới thời điểm hiện tại.

Những loại chứng từ kế toán nào phải được lưu trữ theo quy định?

Bộ phận Kế toán phải quản lý rất nhiều loại tài liệu kế toán bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Tuy nhiên, chỉ có những tài liệu mang tính quan trọng cao mới cần phải tuân thủ quy định về lưu trữ. Các loại tài liệu này bao gồm:

Bạn đang xem: Cập nhật Quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất

• Chứng từ kế toán
• Các loại sổ sách kế toán bao gồm sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
• Các loại báo cáo gồm: Báo cáo tài chính, BC quyết toán ngân sách, BC tổng hợp quyết toán ngân sách, BC kế toán quản trị, BC kiểm kê và đánh giá tài sản.
• Các loại tài liệu kế toán có liên quan khác như hợp đồng, hồ sơ, tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán, quyết định liên quan đến việc thay đổi nguồn vốn, thay đổi chủ sở hữu của doanh nghiệp, tài liệu liên quan đến thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ tài chính khác đối với Nhà nước.

Xem thêm: Kiến thức chung về chứng từ kế toán

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

a. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 5 năm

Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP, chứng từ kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm. Các tài liệu này không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, bao gồm phiếu thu chi, phiếu nhập xuất kho và tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành. Riêng đối với những trường hợp khác có quy định thời hạn lưu trữ cụ thể, doanh nghiệp phải chấp hành quy định đó.

b. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 10 năm

Theo quy định tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tất cả tài liệu chứng từ kế toán sau đây phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm:

• Chứng từ kế toán liên quan trực tiếp đến việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo Tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tháng, quý, năm, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu. Thời điểm lưu trữ tính từ khi kết thúc niên độ kế toán.

• Tài liệu chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, báo cáo kiểm kê và đánh giá tài sản. Thời điểm lưu trữ tính từ khi các giao dịch được hoàn thành.

• Tài liệu liên quan đến các đơn vị Chủ đầu tư bao gồm tài liệu trong các kỳ kế toán năm, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành. Thời điểm lưu trữ tính từ khi hoàn thành duyệt hoàn thành báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án.

• Xem thêm : Các loại máy nông nghiệp hiện đại phổ biến hiện nay

  Tài liệu liên quan đến các hoạt động thay đổi vốn điều lệ, chủ sở hữu của doanh nghiệp như giải thể, phá sản, cổ phần hóa. Thời điểm lưu trữ tính từ khi hoàn thành thủ tục.

• Các tài liệu kế toán liên quan đến hoạt động kiểm tra, kiểm toán, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thời điểm lưu trữ tính từ khi có báo cáo hoặc kết quả thanh tra từ các cơ quan có thẩm quyền.

• Các tài liệu khác không được nêu trong quy định tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

c. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán vĩnh viễn

Đối với những chứng từ có tính sử sách, mang giá trị kinh tế và chính trị-xã hội, doanh nghiệp phải lưu trữ chúng vĩnh viễn. Các tài liệu này bao gồm sổ kế toán tổng hợp, báo cáo Tài chính năm và chứng từ, tài liệu kế toán khác.

Quy định về cách lưu trữ chứng từ kế toán

Cách lưu trữ chứng từ kế toán được quy định cụ thể tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Dưới đây là những điểm cần lưu ý:

• Các tài liệu kế toán được ghi chép trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ như băng, đĩa, thẻ phải được in ra giấy cùng với đầy đủ các yếu tố pháp lý như mẫu biểu, mã số, chữ ký, con dấu trước khi đưa vào lưu trữ.

• Lưu trữ chứng từ kế toán phải được thực hiện khoa học, đầy đủ và có hệ thống. Kế toán viên phải phân loại và sắp xếp chứng từ kế toán theo thứ tự thời gian phát sinh trong mỗi niên độ kế toán. Việc này giúp dễ dàng tìm kiếm và tra cứu khi cần sử dụng.

• Quy định nêu rõ, chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán thì doanh nghiệp phải thực hiện việc lưu trữ chứng từ kế toán.

• Đối với các tài liệu liên quan đến đơn vị đầu tư, thời hạn lưu trữ là chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt.

• Xem thêm : Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu và hàng hóa nhập khẩu bao gồm những gì?

  Việc lưu trữ chứng từ kế toán liên quan đến các hoạt động làm thay đổi chủ sở hữu hoặc vốn điều lệ của doanh nghiệp như giải thể, phá sản, chuyển đổi hình thức sở hữu, cổ phần… phải được thực hiện chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc thủ tục.

Quy định về nơi lưu trữ chứng từ kế toán

Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp phải lưu trữ chứng từ kế toán tại kho lưu trữ của mình. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ và an toàn (chống trộm, chống cháy, chống ẩm mốc, côn trùng…). Các công ty liên doanh hoặc công ty có vốn đầu tư nước ngoài 100% phải lưu trữ tài liệu tại công ty trên lãnh thổ Việt Nam trong thời gian hoạt động tại Việt Nam.

Tài liệu chứng từ kế toán của các doanh nghiệp giải thể, phá sản được lưu trữ tại cơ quan cấp phép đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan cấp quyết định giải thể, phá sản. Đối với các doanh nghiệp sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, cổ phần hóa, chứng từ kế toán được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc cơ quan cấp quyết định. Người được giao nhiệm vụ quản lý việc lưu trữ chứng từ sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ nội dung liên quan.

Mức xử phạt các hành vi vi phạm quy định lưu trữ chứng từ kế toán

Theo quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP, các hành vi vi phạm liên quan đến việc lưu trữ chứng từ kế toán sẽ bị phạt như sau:

• Phạt cảnh cáo đối với các hành vi không thực hiện việc lưu trữ theo đúng thời gian quy định và không thực hiện việc phân loại, sắp xếp tài liệu trước khi lưu trữ.

• Phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng đối với các hành vi không đầy đủ chứng từ kế toán lưu trữ, làm mất mát, hư hỏng chứng từ trong thời gian lưu trữ, sử dụng chứng từ không đúng quy định và không thực hiện kiểm kê, phân loại và phục hồi tài liệu bị mất.

• Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng đối với các hành vi hủy bỏ tài liệu trước thời hạn lưu trữ, tiêu hủy chứng từ không đúng quy định và không thành lập hội đồng, không đúng phương pháp, không lập biên bản.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp đầy đủ thông tin về quy định lưu trữ chứng từ kế toán. Luật Sư Tuấn luôn mong rằng doanh nghiệp sẽ lưu ý và tuân thủ đúng quy định.

Xem thêm: Luật Sư Tuấn

Nguồn: https://luatsutuan.net
Danh mục: Bản tin pháp luật