I. Chỉnh Lý Tài Liệu Lưu Trữ Là Gì?
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là quá trình phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, và lập công cụ tra cứu cho tài liệu được tạo ra trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Nó là việc sắp xếp lại tài liệu giấy một cách khoa học, chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, và làm các công cụ tra cứu. Việc chỉnh lý tài liệu giúp quá trình khai thác thông tin trên tài liệu nhanh chóng và hiệu quả.
II. Tầm Quan Trọng Của Việc Chỉnh Lý Tài Liệu
Chỉnh lý tài liệu là cần thiết để tài liệu được sắp xếp và lưu trữ một cách khoa học. Nếu tài liệu không được chỉnh lý, nó sẽ khó khăn trong việc tiếp cận, khai thác, và sử dụng. Hơn nữa, việc bảo quản tài liệu cũng trở nên khó khăn từ việc xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị bảo quản cho đến việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
Bạn đang xem: 5 Yếu Tố Cơ Bản Quan Trọng Cần Đáp Ứng Trong Việc Chỉnh Lý Tài Liệu Lưu Trữ
III. Những Vấn Đề Cần Giải Quyết Trong Việc Chỉnh Lý Hồ Sơ
Trong việc chỉnh lý tài liệu, chúng ta cần giải quyết các vấn đề sau:
-
Đối với hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và hồ sơ bảo quản có thời hạn từ 5 năm trở lên, chúng ta cần sắp xếp khoa học và lập mục lục hồ sơ hay cơ sở dữ liệu để thuận lợi cho việc quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu khi cần.
-
Đối với tài liệu không có giá trị, chúng ta cần thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị để thực hiện tiêu hủy. Điều này giúp nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
IV. Những Văn Bản Hướng Dẫn Cần Soạn Thảo Trong Quá Trình Chỉnh Lý Tài Liệu
4.1. Bản Lịch Sử Đơn Vị Hình Thành Phông Và Lịch Sử Phông
Xem thêm : Thông báo về kỳ thi kiểm toán viên, kế toán viên năm 2019
Bản Lịch sử Đơn vị Hình thành Phông là tóm tắt về tổ chức và hoạt động của đơn vị. Nội dung bao gồm lịch sử ra đời, ngày thành lập và giải thể cơ quan (nếu có), chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và những thay đổi (nếu có). Lịch sử Phông là tóm tắt về tình hình, đặc điểm của phông tài liệu. Nội dung bao gồm tên phông, giới hạn thời gian, thành phần tài liệu, tình trạng tài liệu, công cụ tra cứu và tình hình giao nộp.
4.2. Bản Hướng Dẫn Phân Loại, Lập Hồ Sơ
Bản Hướng dẫn Phân loại, Lập hồ sơ là hướng dẫn phân chia tài liệu thành các nhóm và phương pháp lập hồ sơ. Điều này giúp đảm bảo việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hoá hồ sơ được thống nhất.
4.3. Bản Hướng Dẫn Xác Định Giá Trị Tài Liệu
Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu là bản kê các nhóm hồ sơ và tài liệu cần giữ lại hoặc loại ra khỏi phông. Nó là căn cứ để xác định giá trị và thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ.
Kế hoạch chỉnh lý
Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến công việc, tiến độ thực hiện chỉnh lý, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ. Các văn bản hướng dẫn và kế hoạch chỉnh lý cần được hoàn thiện và phê duyệt. Trong quá trình triển khai, chúng cần được sửa đổi, bổ sung theo tình hình thực tế.
V. Chỉnh Lý Tài Liệu Lưu Trữ Cần Tuân Thủ Các Nguyên Tắc Phân Loại
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, chúng ta cần tuân thủ các nguyên tắc phân loại của nghiệp vụ Lưu trữ:
-
Nguyên tắc không phân tán phông: khi phân phông, tài liệu thuộc một phông phải được đưa về vị trí đúng của nó.
-
Xem thêm : Bằng lái xe máy: Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi từ Việt Nam sang Nhật
Các phương án phân loại tùy thuộc vào lịch sử đơn vị, lịch sử phông và thực tế tài liệu.
-
Hồ sơ sau khi được phân loại cần được mục lục để thuận lợi cho việc sử dụng.
-
Hồ sơ cần được đánh số tờ và lập Mục lục văn bản và Chứng từ. Việc này áp dụng cho các hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên.
Việc lập Mục lục hồ sơ giúp thống kê và tra tìm các hồ sơ của một phông hoặc một phần phông, và thuận lợi cho việc nộp lưu hồ sơ và xem xét tiêu hủy hồ sơ.
Xem thêm: Lawsutuan.net
Nguồn: https://luatsutuan.net
Danh mục: Bản tin pháp luật
