Kiểm soát nội bộ là một phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh đem lại nhiều lợi ích cho công ty.
Bạn đang xem: Ứng Dụng Của Kiểm Soát Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp
Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh giúp đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty. Nó cũng giảm bớt nguy cơ gian lận và trộm cắp từ bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty. Hơn nữa, nó giúp giảm bớt sai sót không cố ý từ nhân viên có thể gây tổn hại cho công ty. Hệ thống kiểm soát nội bộ còn đảm bảo sự tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty, và ngăn chặn việc tiếp xúc với các rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
Thành công của hệ thống kiểm soát nội bộ
Để thành công trong việc thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ, công ty cần tuân thủ một số nguyên tắc chung. Một trong số đó là tạo ra một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng. Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ nên được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty. Các hoạt động rủi ro cần phải được phân tách rõ ràng giữa các nhân viên khác nhau, và mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ.
Xem thêm : Ủy thác xuất nhập khẩu: Khám phá nghiệp vụ thiết yếu không thể thiếu
Trách nhiệm kiểm tra và giám sát cần phải được phân tách rõ ràng. Đồng thời, công ty cần định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập và ghi lại mọi giao dịch quan trọng dưới dạng văn bản. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ cũng rất quan trọng.
Vai trò của kiểm toán nội bộ
Một số công ty chọn có một “kiểm toán nội bộ” chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ được tuân thủ. Kiểm toán nội bộ không được là thành viên của phòng kế toán vì các biện pháp kiểm soát nội bộ áp dụng cho cả phòng kế toán. Kiểm toán nội bộ thường có trách nhiệm kiểm tra việc tuân thủ các quy trình và chính sách, đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, và xác định các rủi ro, vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này. Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị, góp phần liên tục kiểm tra và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty.
Theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có trên 11 cổ đông phải có Ban Kiểm soát. Mặc dù vai trò và quyền hạn của Ban Kiểm soát theo Luật Doanh nghiệp không rõ ràng ở một mức nào đó, nhưng có khả năng Ban Kiểm soát đóng vai trò của kiểm toán nội bộ như miêu tả trên.
- Cam kết hợp lý về lịch giao hàng
Rủi ro: Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể cam kết một lịch giao hàng mà nhà máy không thể đáp ứng.
Xem thêm : Thủ Tục Nhập Khẩu Hàng Xuất Bị Trả Về
Giải pháp: Công ty nên áp dụng một cách thức là nhân viên bán hàng cần nhận được từ trước sự phê duyệt của phòng kế hoạch sản xuất trước khi cam kết về ngày giao hàng hoặc một cách thức khác là phòng kế hoạch sản xuất định kỳ trình lên phòng kinh doanh bản báo cáo về công suất sản xuất còn lại.
- Nhận đơn đặt hàng đúng với điều khoản và điều kiện
Rủi ro: Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt.
Giải pháp: Công ty nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn và mẫu này nên được đánh số trước và phải được người có thẩm quyền ký duyệt khi chấp nhận đơn đặt hàng. Đơn này nên phản ánh cụ thể quy trình bán hàng liên quan, từng điều khoản, điều kiện và quy cách cụ thể mà có thể khác nhau giữa các đơn hàng khác nhau, đã kiểm tra về việc xác nhận về tình trạng còn hàng và lịch giao hàng, và đã kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng.
Nguồn: https://luatsutuan.net
Danh mục: Bản tin pháp luật
