Giấy đề nghị tạm ứng là một văn bản quan trọng liên quan đến hạch toán trong các báo cáo tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về những mẫu đơn đề nghị tạm ứng phổ biến và thường được sử dụng.
1. Tìm hiểu về đơn đề nghị tạm ứng hiện nay
Đơn đề nghị thanh toán tạm ứng là một bảng kê khai của người nhận tạm ứng, mô tả các khoản tiền đã nhận và đã sử dụng. Đây là căn cứ để thanh toán tiền và ghi sổ kế toán sau khi nhận mẫu đơn đề nghị tạm ứng và được người có thẩm quyền phê duyệt.
Bạn đang xem: [Download] Mẫu đơn đề nghị tạm ứng đầy đủ, chi tiết nhất năm 2024
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng được sử dụng bởi người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức. Đối tượng này được giao nhiệm vụ và được cấp khoản tiền tạm ứng để chi tiêu cho công việc của mình. Người nhận tạm ứng có thể là cá nhân hoặc tập thể. Mục đích của đơn đề nghị tạm ứng là làm cơ sở cho việc xét duyệt, lập phiếu chi tiền và xuất quỹ cho các khoản tạm ứng.
2. Nội dung quan trọng trong đơn đề nghị thanh toán tạm ứng
Đơn đề nghị tạm ứng là một giấy tờ quan trọng, được sử dụng để xin cấp một khoản tiền trước để thực hiện một công việc nào đó. Khi sử dụng mẫu đơn tạm ứng có sẵn hoặc viết đơn đề nghị tạm ứng, người xin tạm ứng cần lưu ý các thông tin sau:
- Thông tin cơ bản về bộ phận, phòng ban và người xét duyệt tạm ứng.
- Thông tin về người đề nghị tạm ứng, bao gồm họ tên, phòng ban, bộ phận và số tiền xin tạm ứng (viết bằng số và bằng chữ).
- Mục đích sử dụng, nêu rõ mục đích sử dụng của khoản tạm ứng như tiền công tác phí, mua văn phòng phẩm, chiêu đãi khách.
- Thời hạn thanh toán, ghi rõ ngày và tháng hoàn trả số tiền đã tạm ứng.
3. Lưu ý khi đề nghị thanh toán tạm ứng
Tạm ứng là khoản tiền được doanh nghiệp cho phép người lao động sử dụng trước khi thanh toán cho nhà cung cấp hoặc chi tiêu cho các hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khoản tạm ứng cũng có thể bị một số cá nhân lợi dụng để trục lợi, gây thất thoát ngân quỹ của doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau để quản lý thanh toán tạm ứng hiệu quả:
- Quy định chặt chẽ về việc cấp tạm ứng, đảm bảo người nhận tạm ứng phải được sự phê duyệt của trưởng bộ phận, kế toán trưởng và ban giám đốc. Doanh nghiệp cần có quy định rõ ràng về mức tạm ứng, mục đích tạm ứng và thời hạn thanh toán tạm ứng.
- Kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng tạm ứng, đảm bảo khoản tạm ứng được sử dụng đúng mục đích và đúng hạn. Công ty cũng cần có quy định xử phạt đối với các trường hợp sử dụng tạm ứng không đúng quy định.
- Hoàn thiện hệ thống quản lý tạm ứng, sử dụng hệ thống quản lý chuyên nghiệp để kiểm soát chặt chẽ việc cấp, sử dụng và thanh toán tạm ứng. Hệ thống này cần đảm bảo quản lý hồ sơ tạm ứng, theo dõi việc sử dụng tạm ứng và lập báo cáo thống kê.
- Xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm, khi phát hiện có trường hợp nhận tạm ứng để trục lợi, doanh nghiệp cần xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật. Các hình thức xử lý có thể bao gồm cảnh cáo, kỷ luật, sa thải, bồi thường thiệt hại và truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Tăng cường công tác tuyên truyền và giáo dục, doanh nghiệp cần tăng cường công tác tuyên truyền và giáo dục cho cán bộ và nhân viên về ý thức chấp hành quy định về cách sử dụng khoản tiền tạm ứng trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó, tổ chức cần xây dựng văn hóa công ty lành mạnh và đề cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ và nhân viên.
4. Quy trình làm thủ tục thanh toán tạm ứng
Quy trình tạo lập phiếu tạm ứng được tiến hành theo các bước sau:
-
Lập đơn đề nghị tạm ứng: Người nhận tạm ứng lập đơn đề nghị tạm ứng theo mẫu số 04-TT được quy định bởi Thông tư 133/2016/TT-BTC. Đơn đề nghị phải nêu rõ mục đích, số tiền tạm ứng, thời gian tạm ứng và các giấy tờ chứng minh chi tiêu.
-
Ký duyệt đơn đề nghị tạm ứng: Đơn đề nghị tạm ứng được trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận ký duyệt. Sau đó, người nhận tạm ứng nộp đơn đề nghị cho bộ phận kế toán kiểm tra.
-
Xem thêm : Hệ thống văn bản
Trình lên ban giám đốc: Đơn đề nghị tạm ứng sau khi được bộ phận kế toán ký duyệt sẽ được trình lên ban giám đốc. Ban giám đốc sẽ phê duyệt hoặc không phê duyệt đơn đề nghị.
-
Lập phiếu chi: Nếu đơn đề nghị được ban giám đốc phê duyệt, bộ phận kế toán sẽ lập phiếu chi để chi tiền tạm ứng. Phiếu chi phải có chữ ký của kế toán trưởng và thủ quỹ.
-
Chi tiền tạm ứng: Thủ quỹ sẽ chi tiền tạm ứng cho người nhận tạm ứng. Người nhận tạm ứng phải ký nhận tiền và thủ quỹ phải đóng dấu “đã thanh toán”.
-
Lưu trữ chứng từ: Bộ phận kế toán sẽ lưu trữ phiếu chi và đơn đề nghị tạm ứng để theo dõi khi thanh toán tạm ứng.
-
Lập đơn thanh toán tạm ứng: Sau thời gian sử dụng khoản tạm ứng, người nhận tạm ứng sẽ lập đơn thanh toán tạm ứng và chuẩn bị các giấy tờ chứng minh chi tiêu để nộp cho trưởng bộ phận duyệt.
-
Kiểm tra đơn thanh toán tạm ứng: Kế toán viên sẽ kiểm tra tính xác thực của chi phí, giấy tờ chứng minh và số dư tạm ứng. Nếu không chính xác, kế toán viên sẽ chuyển lại cho người nhận tạm ứng điều chỉnh.
-
Phê duyệt đơn thanh toán tạm ứng: Khi các giấy tờ đã được xác thực tính chính xác, kế toán trưởng sẽ kiểm tra và ký duyệt, sau đó chuyển cho ban giám đốc phê duyệt.
-
Lập phiếu thu, phiếu chi: Kế toán viên sẽ lập phiếu thu, phiếu chi để quyết toán cho người nhận tạm ứng. Phiếu thu, phiếu chi phải có chữ ký của kế toán trưởng và thủ quỹ.
-
Xem thêm : Thông tư định kỳ chuyển đổi vị trí công tác CCVC thuộc lĩnh vực tổ chức cán bộ
Quyết toán tạm ứng: Tùy theo số tiền thừa hay thiếu, thủ quỹ sẽ chuẩn bị cho người nhận tạm ứng nộp số tiền còn lại hoặc nhận số tiền còn thiếu. Thủ quỹ cần ký tên và đóng dấu “đã thanh toán” cho phiếu chi, phiếu thu rồi giao lại cho bộ phận kế toán kiểm tra trước khi lưu trữ.
5. Tổng hợp mẫu đơn đề nghị tạm ứng mới nhất năm 2024
Mẫu đơn thanh toán tạm ứng là một trong những giấy tờ quan trọng đối với doanh nghiệp và tổ chức. Nó được sử dụng để đề nghị tạm ứng tiền cho các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động. Dưới đây là tổng hợp 4 mẫu đơn đề nghị tạm ứng tiền mặt mới nhất năm 2024, bao gồm:
5.1. Mẫu đơn đề nghị tạm ứng theo thông tư 200
Mẫu đơn thanh toán tạm ứng theo thông tư 200 được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Mẫu tạm ứng này được sử dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức hành chính sự nghiệp và các tổ chức, cá nhân khác có hoạt động kinh tế, tài chính.
5.2. Mẫu đơn đề nghị tạm ứng theo thông tư 133
Mẫu đơn đề nghị tạm ứng theo thông tư 133 là mẫu đơn được sử dụng để làm căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng. Mẫu tạm ứng này được ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 8 năm 2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
5.3. Mẫu đơn tạm ứng tiền công trình
Mẫu đơn tạm ứng tiền công trình là giấy tờ được sử dụng trong các công trình xây dựng để đề nghị tạm ứng tiền cho những chi phí phát sinh trong quá trình thi công. Mẫu đơn này thường được lập bởi nhà thầu và gửi cho chủ đầu tư để xin cấp tiền tạm ứng.
5.4. Mẫu đơn đề nghị tạm ứng lương
Mẫu đơn đề nghị tạm ứng lương là mẫu đơn được sử dụng trong doanh nghiệp để đề nghị tạm ứng tiền lương cho các nhân viên trước khi nhận lương chính thức. Mẫu đơn tạm ứng tiền này thường được lập bởi nhân viên và gửi cho bộ phận kế toán để xin cấp chi phí.
Tổng kết lại, mẫu đơn đề nghị tạm ứng là một trong những văn bản quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Biểu mẫu này được sử dụng để làm căn cứ xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ. Đừng quên tải miễn phí mẫu file Excel quản lý thu chi công ty chi tiết nhất năm 2023 và biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt dùng cho VNĐ và ngoại tệ để có thêm những công cụ hữu ích cho quản lý doanh nghiệp của bạn.
Nguồn: https://luatsutuan.net
Danh mục: Văn Bản Pháp Luật
