Kết cấu và nội dung tài khoản 138 (Phải thu khác)

Tài khoản 138 – Phải thu khác được hạch toán như thế nào? Kế toán cần lưu ý những gì khi làm việc với tài khoản 138? Bài viết sau đây của Luật Sư Tuấn sẽ giúp bạn giải đáp vấn đề này.

1. Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 138 – Phải thu khác

Thứ nhất: Tài khoản 138 là tài khoản được dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng, Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này, bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

• Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng doanh nghiệp chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý;
• Những khoản doanh nghiệp phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn,… đã được xử lý bắt bồi thường;
• Những khoản doanh nghiệp cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thì phải kế toán là cho vay trên Hệ thống tài khoản – 1288 Các khoản đầu tư khác năm giữ đến ngày đáo hạn.
• Những khoản doanh nghiệp chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi;
• Những khoản doanh nghiệp chi hộ phải thu hồi, như các khoản bên nhận ủy thác xuất, nhập khẩu chi hộ cho bên giao ủy thác xuất, nhập khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bóc vác, các khoản thuế,…
• Tiền lãi doanh nghiệp cho vay, thu cổ tức, thu lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính;
• Số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật;
• Các khoản mà doanh nghiệp phải thu khác ngoài các khoản trên.

Thứ hai: Nguyên tắc kế toán đối với các khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược như sau:

a) Các khoản tiền, tài sản đem đi cầm cố, thế chấp ký quỹ, ký cược phải được theo dõi chặt chẽ và kịp thời thu hồi khi hết hạn cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược. Trường hợp các khoản ký quỹ, ký cược mà doanh nghiệp được quyền nhận lại nhưng quá hạn thu hồi thì doanh nghiệp được trích lập dự phòng như đối với các khoản nợ phải thu khó đòi.

b) Doanh nghiệp cần phải theo dõi chi tiết những khoản cầm cố, thế chấp ký cược, ký quỹ theo từng loại, từng đối tượng, kỳ hạn, nguyên tệ. Khi doanh nghiệp lập Báo cáo tài chính, các khoản có kỳ hạn còn dưới 12 tháng được phân loại là tài sản ngắn hạn; các khoản có kỳ hạn (trừ trường hợp Báo cáo tình hình tài chính được thành lập theo tính thanh khoản giảm dần).

c) Đối với tài sản đưa đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược được phản ánh theo giá đã ghi sổ kế toán của doanh nghiệp. Khi xuất tài sản phi tiền tệ mang đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược ghi theo giá nào thì khi doanh nghiệp thu về ghi theo giá đó. Trường hợp có các khoản ký cược, ký quỹ bằng tiền hoặc tương đương tiền được quyền nhận lại bằng ngoại tệ thì phải đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính (là tỷ giá giao dịch thực tế của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch). Các tài sản thế chấp bằng giấy chứng nhận quyền sở hữu (như bất động sản) thì không ghi giảm tài sản mà theo dõi chi tiết trên sổ kế toán (chi tiết tài sản đang thế chấp) và thuyết minh trên báo cáo tài chính.

d) Trường hợp doanh nghiệp có các khoản ký cược, ký quỹ bằng tiền hoặc tương đương tiền được quyền nhận lại bằng ngoại tệ thì phải đánh giá lại theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.

Thứ ba: Về nguyên tắc trong mọi trường hợp phát hiện thiếu tài sản, phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp xử lý cụ thể. Chỉ hạch toán vào Tài khoản 1381 trong trường hợp doanh nghiệp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hư hỏng tài sản của doanh nghiệp phải chờ xử lý. Trong trường hợp tài sản thiếu đã được doanh nghiệp xác định nguyên nhân và đã có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì ghi vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua Tài khoản 1381.

• Giá trị hàng tồn kho bị hao hụt, mất mát (trừ hao hụt trong định mức trong quá trình thu mua được hạch toán vào giá trị hàng tồn kho) sau khi trừ số thu bồi thường được hạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp.
• Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý đối với phần giá trị còn lại của tài sản cố định thiếu qua kiểm kê sau khi trừ đi phần bồi thường của các tổ chức, cá nhân có liên quan được hạch toán vào chi phí khác của doanh nghiệp.

Thứ tư: Khoản tổn thất về nợ phải thu khác khó đòi sau khi trừ số dự phòng đã trích lập được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 138 – Phải thu khác

Bên Nợ gồm có:

• Giá trị tài sản thiếu chờ được giải quyết của doanh nghiệp;
• Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay;
• Phải thu về tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính;
• Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản nợ phải thu khác;
• Giá trị tài sản doanh nghiệp mang đi cầm cố, thế chấp hoặc số tiền đã ký quỹ, ký cược;
• Cần đánh giá lại các khoản thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng tiền ghi sổ kế toán).

Bên Có gồm có:

• Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;
• Số tiền đã thu được về các khoản nợ đã thu khác;
• Giá trị tài sản cầm cố hoặc số tiền ký quỹ, ký cược của doanh nghiệp đã nhận lại hoặc đã thanh toán;
• Khoản khấu trừ (phạt) vào tiền ký quỹ, ký cược tính vào chi phí khác;
• Đánh giá lại các khoản phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng tiền ghi sổ kế toán).

Số dư bên Nợ:

• Xem thêm : Phụ lục Thông tư 153/2010/TT-BTC | metadata.com.vn

  Các khoản nợ phải thu khác mà doanh nghiệp chưa thu được.

• Tài khoản này có thể có số dư bên Có: Số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu (trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể).

Có 3 tài khoản cấp 2 thuộc tài khoản 138 – Phải thu khác:

• Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn cờ quyết định xử lý.

Về nguyên tắc trong mọi trường hợp doanh nghiệp phát hiện thiếu tài sản, phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp xử lý cụ thể. Chỉ hạch toán vào Tài khoản 1381 trường hợp doanh nghiệp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hư hỏng tài sản của doanh nghiệp phải chờ xử lý. Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và đã có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì ghi vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua Tài khoản 1381.

• Tài khoản 1386 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược: Phản ánh số tiền hoặc giá trị tài sản (trừ tài sản cố định) mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp cần phải theo dõi chi tiết các khoản cầm cố, thế chấp ký cược, ký quỹ theo từng loại, từng đối tượng, kỳ hạn, nguyên tệ. Khi thực hiện lập Báo cáo tình hình tài chính, các khoản có kỳ hạn còn lại dưới 12 tháng được phân loại là tài sản ngắn hạn; các khoản có kỳ hạn còn lại từ 12 tháng trở lên được phân loại là tài sản dài hạn (trừ trường hợp lập báo cáo tình hình tài chính theo tính thanh khoản giảm dần).

• Tài khoản 1388 – Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của doanh nghiệp ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các Tài khoản 131, 136, 1381, 1386 như: Phải thu các khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi; Phải thu các khoản phải bồi thường do làm mất điện, tài sản;

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch chủ yếu của tài khoản 138 – Phải thu khác

3.1. Phương pháp kế toán đối với tài sản thiếu chờ xử lý (Tài khoản 1381)

Tài sản thiếu chờ xử lý bao gồm các tài sản mất mát, thiếu hụt nhưng chưa rõ nguyên nhân, phải chờ cấp có thẩm quyền xử lý.

Hạch toán tài sản thiếu chờ xử lý trong các trường hợp cụ thể như sau:

3.1.1. Tài sản cố định hữu hình mà doanh nghiệp dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi là:

• Nợ Tài khoản 138 -­ Phải thu khác (1381) (Giá trị còn lại của Tài sản cố định)
• Nợ Tài khoản 214 ­- Hao mòn Tài sản cố định (2141) (Giá trị hao mòn)
• Có Tài khoản 211 ­- Tài sản cố định (2111) (Nguyên giá).

3.1.2. Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý:

• Ghi giảm tài sản cố định, ghi là:

• Nợ Tài khoản 214 -­ Hao mòn Tài sản cố định (2141) (Giá trị hao mòn)

• Nợ Tài khoản 3533 -­ Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi)

• Xem thêm : Mẫu báo cáo tài chính theo Thông tư 200 và 133

  Có Tài khoản 211 ­- Tài sản cố định (2111) (Nguyên giá).

• Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, ghi là:

• Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1381)

• Có Tài khoản 3532 – Quỹ khen thưởng, phú (3532) (tài sản cố định dùng cho hoạt động phúc lợi).

Cả 2 trường hợp trên, khi có quyết định xử lý giá trị tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi là:

• Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388) (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
• Nợ Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (trừ vào lương của người gây thiệt hại)
• Nợ Tài khoản 632 ­- Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
• Nợ Tài khoản 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
• Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1381).

3.2. Phương pháp kế toán đối với cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (Tài khoản 1386)

Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược là số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật.

Hạch toán Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược trong một số trường hợp cụ thể như sau:

3.2.1. Khi doanh nghiệp dùng tiền mặt, hoặc tiền gửi ngân hàng để ký cược, ký quỹ, ghi là:

• Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386)
• Có các Tài khoản 111, 112.

3.2.2. Khi doanh nghiệp mang hàng tồn kho hoặc tài sản khác đi cầm cố, ghi là:

• Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386)
• Có các Tài khoản 152, 155, 156,…

3.2.3. Khi doanh nghiệp dùng tài sản cố định để cầm cố, ghi là:

• Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386) (giá trị còn lại)
• Nợ Tài khoản 214 – Hào mòn tài sản cố định (2141) (giá trị hao mòn lũy kế)
• Có Tài khoản 211 – Tài sản cố định (2111) (nguyên giá).

3.2.4. Khi doanh nghiệp nhận lại số tiền ký quỹ, ký cược, ghi là:

• Nợ Tài khoản 111, 112
• Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386).

3.2.5. Khi doanh nghiệp nhận lại hàng tồn kho hoặc tài sản khác mang đi cầm cố, ghi là:

• Nợ các Tài khoản 152, 155, 156,…
• Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386).

3.2.6. Khi doanh nghiệp nhận lại tài sản cố định mang đi để cầm cố, ghi là:

• Nợ Tài khoản 211 – Tài sản cố định (nguyên giá khi đưa đi cầm cố)
• Có Tài khoản 138

Nguồn: https://luatsutuan.net
Danh mục: Hiến pháp