I. Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế là gì?
Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hợp đồng kinh tế của mình. Bằng cách sử dụng sổ theo dõi hợp đồng kinh tế, doanh nghiệp có thể nắm bắt tình trạng thực hiện của các hợp đồng, từ đó phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh để đảm bảo quyền lợi và lợi ích của doanh nghiệp.
Bạn đang xem: Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế: Quản lý hiệu quả, bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp
II. Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế
Tên sổ: Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế
Mục đích sử dụng: Sổ dùng để theo dõi các thông tin về hợp đồng kinh tế, bao gồm:
- Mã số hợp đồng
- Loại hợp đồng
- Ngày ký hợp đồng
- Ngày bắt đầu thực hiện hợp đồng
- Ngày kết thúc thực hiện hợp đồng
- Đối tác
- Nội dung hợp đồng
- Giá trị hợp đồng
- Tiến độ thực hiện hợp đồng
- Các vấn đề phát sinh
| STT | Mã số hợp đồng | Loại hợp đồng | Ngày ký hợp đồng | Ngày bắt đầu thực hiện hợp đồng | Ngày kết thúc thực hiện hợp đồng | Đối tác | Nội dung hợp đồng | Giá trị hợp đồng | Tiến độ thực hiện hợp đồng | Các vấn đề phát sinh |
| — | ————- | ————- | —————- | —————————— | —————————– | ——- | —————- | —————– | ———————— |
| 1 | HĐ001 | Mua bán hàng | 20/07/2023 | 25/07/2023 | 25/08/2023 | Công ty A | Mua 100 sản phẩm A với giá 10.000.000 đồng/sản phẩm | 10.000.000.000 đồng | Đã giao hàng 50 sản phẩm | Chưa thanh toán |
| 2 | HĐ002 | Dịch vụ tư vấn | 25/07/2023 | 26/07/2023 | 25/08/2023 | Công ty B | Tư vấn pháp lý về thủ tục thành lập doanh nghiệp | 10.000.000 đồng | Đã hoàn thành | Không có |
| 3 | HĐ003 | Xây dựng | 26/07/2023 | 27/07/2023 | 25/08/2023 | Công ty C | Xây dựng nhà xưởng | 100.000.000.000 đồng | Đang thi công | Chưa phát sinh |
III. Các bước điền mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ để điền mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế bao gồm:
- Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế
- Các hợp đồng kinh tế của doanh nghiệp
Bước 2: Điền thông tin vào mẫu sổ
Trước khi điền thông tin vào mẫu sổ, cần đọc kỹ các nội dung của sổ để nắm rõ các cột và dòng cần điền. Sau đó, điền các thông tin sau vào mẫu sổ:
- Số thứ tự: Điền số thứ tự của hợp đồng kinh tế trong sổ.
- Ngày ký hợp đồng: Điền ngày ký hợp đồng kinh tế.
- Tên bên mua: Điền tên bên mua của hợp đồng kinh tế.
- Tên bên bán: Điền tên bên bán của hợp đồng kinh tế.
- Loại hợp đồng: Điền loại hợp đồng kinh tế.
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Điền tên hàng hóa, dịch vụ giao dịch trong hợp đồng kinh tế.
- Số lượng: Điền số lượng hàng hóa, dịch vụ giao dịch trong hợp đồng kinh tế.
- Đơn giá: Điền đơn giá của hàng hóa, dịch vụ giao dịch trong hợp đồng kinh tế.
- Thành tiền: Điền thành tiền của hàng hóa, dịch vụ giao dịch trong hợp đồng kinh tế.
- Tổng số tiền: Điền tổng số tiền của hợp đồng kinh tế.
- Tiến độ thanh toán: Điền tiến độ thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế.
- Thời hạn thanh toán: Điền thời hạn thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế.
- Tình trạng hợp đồng: Điền tình trạng hợp đồng kinh tế (hoàn thành, chưa hoàn thành, chấm dứt, …)
Bước 3: Lưu trữ sổ
Sau khi điền đầy đủ thông tin vào mẫu sổ, cần lưu trữ sổ tại nơi an toàn, thuận tiện cho việc tra cứu. Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế là một loại sổ sách kế toán quan trọng, cần được lưu trữ và bảo quản cẩn thận.
IV. Nội dung mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế gồm những gì?
Xem thêm : Hợp đồng xuất khẩu cà phê – Tư vấn pháp lý ACC
Nội dung mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế thường bao gồm các thông tin sau:
-
Thông tin về hợp đồng:
- Số hợp đồng
- Ngày ký hợp đồng
- Loại hợp đồng
- Nội dung hợp đồng
- Giá trị hợp đồng
- Thời hạn thực hiện hợp đồng
- Bên giao hàng, bên nhận hàng (đối với hợp đồng mua bán hàng hóa)
- Bên cung cấp dịch vụ, bên sử dụng dịch vụ (đối với hợp đồng cung cấp dịch vụ)
-
Thông tin về quá trình thực hiện hợp đồng:
- Ngày giao hàng, ngày cung cấp dịch vụ
- Số lượng hàng hóa, khối lượng dịch vụ đã giao, đã cung cấp
- Giá trị hàng hóa, dịch vụ đã giao, đã cung cấp
- Số tiền đã thanh toán
- Số tiền còn phải thanh toán
- Tình trạng thực hiện hợp đồng
-
Thông tin về các thay đổi, điều chỉnh hợp đồng (nếu có):
- Số hiệu, ngày ký phụ lục hợp đồng
- Nội dung thay đổi, điều chỉnh
Ngoài ra, sổ theo dõi hợp đồng kinh tế có thể bổ sung thêm các thông tin khác như:
- Thông tin về bên thứ ba (nếu có): Đối với hợp đồng có sự tham gia của bên thứ ba, sổ theo dõi hợp đồng cần ghi rõ thông tin về bên thứ ba bao gồm: tên, địa chỉ, số điện thoại, email,…
- Thông tin về thanh toán: Đối với hợp đồng có hình thức thanh toán bằng tiền mặt, sổ theo dõi hợp đồng cần ghi rõ ngày, số tiền, phương thức thanh toán.
- Thông tin về nghiệm thu: Đối với hợp đồng có quy định về nghiệm thu, sổ theo dõi hợp đồng cần ghi rõ kết quả nghiệm thu, ngày nghiệm thu.
V. Quy trình nộp mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, bao gồm:
-
Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế: Mẫu sổ này được doanh nghiệp tự lập, nhưng cần đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết như:
- Thông tin chung về hợp đồng: Tên hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng, giá trị hợp đồng, …
- Tình trạng thực hiện hợp đồng: Ngày bắt đầu thực hiện hợp đồng, ngày hoàn thành hợp đồng, …
- Các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng: Nếu có vấn đề phát sinh, doanh nghiệp cần ghi rõ vấn đề phát sinh, nguyên nhân và biện pháp xử lý.
-
Tờ khai thông tin hợp đồng kinh tế: Tờ khai này được doanh nghiệp lập theo mẫu quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Xem thêm : Mẫu Biên bản phạt vi phạm hợp đồng chuẩn và cách lập chi tiết
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo một trong các cách sau:
- Nộp trực tiếp: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Nộp qua đường bưu điện: Doanh nghiệp gửi hồ sơ qua đường bưu điện theo hình thức chuyển phát nhanh.
- Nộp trực tuyến: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến thông qua cổng dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ tiếp nhận hồ sơ của doanh nghiệp và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan nhà nước sẽ cấp giấy tiếp nhận hồ sơ cho doanh nghiệp.
Bước 4: Xử lý hồ sơ
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ tiến hành xử lý hồ sơ trong thời hạn quy định.
Bước 5: Trả kết quả
Sau khi xử lý hồ sơ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ trả kết quả cho doanh nghiệp.
VI. Nơi nộp mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế
Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế là tài liệu nội bộ của doanh nghiệp, do đó không có quy định bắt buộc về nơi nộp. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể nộp sổ theo dõi hợp đồng kinh tế tại các nơi sau:
- Phòng Kế toán: Phòng Kế toán là đơn vị chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng kinh tế của doanh nghiệp. Do đó, sổ theo dõi hợp đồng kinh tế thường được lưu trữ tại Phòng Kế toán.
- Phòng Kinh doanh: Phòng Kinh doanh là đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng kinh tế của doanh nghiệp. Do đó, sổ theo dõi hợp đồng kinh tế cũng có thể được lưu trữ tại Phòng Kinh doanh.
- Phòng Pháp chế: Phòng Pháp chế là đơn vị chịu trách nhiệm tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp, bao gồm cả các vấn đề liên quan đến hợp đồng kinh tế. Do đó, sổ theo dõi hợp đồng kinh tế cũng có thể được lưu trữ tại Phòng Pháp chế.
VII. Câu hỏi thường gặp
1. Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế được lập như thế nào?
Để lập mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế, cần thực hiện theo các bước sau:
- Chuẩn bị hồ sơ:
- Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế
- Các hợp đồng kinh tế của doanh nghiệp
- Điền thông tin vào mẫu sổ:
- Trước khi điền thông tin vào mẫu sổ, cần đọc kỹ các nội dung của sổ để nắm rõ các cột và dòng cần điền.
- Điền các thông tin về hợp đồng kinh tế vào các cột tương ứng.
- Cập nhật thông tin về thanh toán và tình trạng hợp đồng theo từng lần phát sinh.
2. Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế được lưu trữ như thế nào?
Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế là một loại sổ sách kế toán quan trọng, cần được lưu trữ và bảo quản cẩn thận. Doanh nghiệp cần lưu trữ sổ tại nơi an toàn, thuận tiện cho việc tra cứu.
3. Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế được sử dụng để làm gì?
Mẫu sổ theo dõi hợp đồng kinh tế được sử dụng để theo dõi các thông tin về hợp đồng kinh tế của doanh nghiệp, bao gồm:
- Thông tin chung về hợp đồng:
- Ngày ký hợp đồng
- Tên bên mua
- Tên bên bán
- Loại hợp đồng
- Tên hàng hóa, dịch vụ
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Tổng số tiền
- Thông tin về thanh toán:
- Tiến độ thanh toán
- Thời hạn thanh toán
- Tình trạng hợp đồng:
- Hoàn thành, chưa hoàn thành, chấm dứt, …
Nguồn: https://luatsutuan.net
Danh mục: Văn Bản Pháp Luật
