4 Mô hình ra quyết định hiệu quả và cách vượt qua thách thức khi ra quyết định nhóm

Bạn sẽ bất ngờ về tần suất con người sử dụng kỹ năng ra quyết định trong cuộc sống. Một người trưởng thành đưa ra đến khoảng 35,000 quyết định có ý thức mỗi ngày. Trong môi trường dự án, các quyết định mang tính hệ quả hơn, không chỉ ở người quản lý mà còn ở các thành viên. Đứng trước các quyết định hoặc lựa chọn mang tính hệ quả này, nhiều đội nhóm tỏ ra mất thời gian và kéo theo nhiều sai sót lớn. Vậy làm sao để đưa ra quyết định hiệu quả mà không cần phức tạp và đảm bảo sự chắc chắn ở mức tối đa? Hãy cùng tìm hiểu 4 mô hình ra quyết định và kỹ thuật thống nhất quyết định nhóm.

Kỹ năng ra quyết định trong giai đoạn thực thi dự án

Ra quyết định đơn giản là quá trình đưa ra một lựa chọn. Nhưng sở dĩ nó trở thành một kỹ năng có thể rèn luyện và cần phải rèn luyện là vì việc đưa ra quyết định thường không dễ dàng và có thể đặc biệt phức tạp trong bối cảnh đội nhóm. Theo nghiên cứu của McKinsey, các nhà quản lý điều hành dành một phần thời gian đáng kể của họ, trung bình gần 40%, để đưa ra quyết định. Quan trọng hơn là, họ cho rằng phần lớn thời gian đó được sử dụng không hiệu quả.

Bạn đang xem: 4 Mô hình ra quyết định hiệu quả và cách vượt qua thách thức khi ra quyết định nhóm

Việc đưa ra các quyết định hiệu quả, nghĩa là vừa chính xác vừa kịp thời sẽ giúp từng đội nhóm rèn luyện được tư duy tốt hơn, tự tin hơn, kết quả công việc hiệu suất, năng suất hơn.

Ngược lại, đưa ra quyết định sai sót và chậm trễ khiến đội nhóm “trả giá” bằng thời gian, chi phí và các rủi ro đáng kể. Các khoản “trả giá” này không đơn giản và nhỏ như chúng ta nghĩ. Đôi khi đó là một con số khổng lồ.

Một khảo sát được thực hiện bởi McKinsey với hơn 1.200 lãnh đạo doanh nghiệp toàn cầu cho thấy rằng việc đưa ra quyết định không hiệu quả khiến một công ty nằm trong danh sách Fortune 500 mất 530.000 ngày thời gian của toàn bộ các quản lý mỗi năm, tương đương với khoảng 250 triệu USD khoản tiền lương.

Các quyết định trong đội nhóm theo sát đội nhóm mỗi ngày với đa dạng các thể loại và tính chất, và nếu đứng ở vai trò người quản lý bạn sẽ thấy 3 dạng quyết định phổ biến sau:

• Các quyết định mang tính đặt cược lớn (big-bet decisions): Người quản lý không thường xuyên phải đối diện với dạng quyết định này nhưng nó có tính rủi ro cao, chẳng hạn như chọn phương pháp quản lý dự án nào, ưu tiên phát triển tính năng này trong phần mềm mà không phải tính năng khác, áp dụng tự động hoá cho triển khai dự án… Những quyết định này có tiềm năng quyết định tương lai của dự án, do đó thường được đưa ra bởi người quản lý hoặc các trưởng bộ phận liên quan.

• Các quyết định xuyên suốt (cross-cutting decisions): Là các dạng quyết định có thể xuất hiện thường xuyên và vẫn có tính rủi ro cao, ví dụ như định giá, chiến lược bán hàng, kế hoạch vận hành đội nhóm, phát triển sản phẩm mới… Những quyết định này cũng thường được thực hiện bởi những người đứng đầu đội nhóm, hoặc do người phụ trách nhóm chức năng ở các đội nhóm cross-functional (đội nhóm đa chức năng) giống như một phần trong quá trình cộng tác.

• Các quyết định được ủy quyền (delegated decisions): Quyết định được uỷ quyền thường xuyên xảy ra nhưng rủi ro thấp và được xử lý bởi một cá nhân hoặc nhóm làm việc với một số ý kiến ​​đóng góp từ những người khác.

Những yếu tố thường xuyên ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định của đội nhóm

Xem thêm : Mẫu Quyết Định Tuyển Dụng Nhân Sự Chuyên Nghiệp Dành Cho Nhà Tuyển Dụng

Có nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài một cá nhân có thể ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định của đội nhóm, dù đó là loại quyết định nào. Các yếu tố này bao gồm tâm lý, kiến thức, thông tin hiện có, áp lực thời gian, các tương tác xã hội và quan điểm của người khác, giới hạn về tài nguyên… Mỗi một tác động này sẽ dẫn đến các hình thức ra quyết định có giá trị thấp, như:

• Thiên kiến xác nhận (confirmation bias): Thông thường, khi đã tin vào điều gì đó, lý trí chúng ta sẽ chỉ tìm kiếm thông tin để củng cố cho việc lý giải niềm tin đó, cho dù niềm tin đó có thực sự đúng hay không. Thói quen tâm lý này gây sai lệch trong quá trình nhìn nhận vấn đề.

• Bị cảm xúc chi phối: Não bộ phân chia thành 2 bộ máy xử lý thông tin, một bên ra quyết định cho các thông tin tư duy – logic, kiên nhẫn, một bên xử lý các cảm nhận – ham muốn, tức thời. Vậy nên, việc đưa ra các quyết định ở trạng thái tinh thần ổn định và bình tĩnh nhất là điều cần thiết.

• Cố tình phớt lờ những thông tin khó chịu (hiệu ứng ostrich): Là hiệu ứng mô tả sự tránh né không nhìn vào những thông tin có thể khiến công việc, cuộc sống khó khăn hơn.

• Rơi vào hiệu ứng hào quang (hiệu ứng halo): Các thành kiến về địa vị xã hội cùng với các đánh giá dựa trên ấn tượng chung là điều ít có thể tránh khỏi trong xã hội ngày nay.

• Tâm lý đám đông – gió chiều nào ngã theo chiều ấy: Tâm lý đám đông xảy ra khi thông tin được đưa ra trong đội nhóm được cho là hữu ích hơn thông tin của một cá nhân riêng lẻ.

4 mô hình ra quyết định hiệu quả hạn chế các yếu tố ra quyết định không có giá trị

Để hạn chế tối thiểu các sai lầm liên quan đến kết quả ra quyết định cuối cùng, đội nhóm cần thiết lập và thống nhất một trong số các quy trình ra quyết định phù hợp. Ngoài các phương pháp quyết định phổ biến, còn có nhiều mô hình ra quyết định hữu ích được áp dụng trong đội nhóm:

1. Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Phân tích và ra quyết định dựa trên dữ liệu là phương pháp lý tưởng để đội nhóm dựa vào các sự thật, con số kết quả để đánh giá, thay vì thiên kiến xác nhận hoặc bị chi phối bởi cảm xúc.

2. Tạo ma trận quyết định (ma trận Pugh): Phương pháp giúp đội nhóm đánh giá và xác định phương án tốt nhất trong số các lựa chọn khả thi khác nhau.

3. Xem thêm : Mẫu quyết định tăng lương cho nhân viên chuẩn, mới cập nhật

   Dùng bậc thang suy luận: Công cụ minh họa cơ chế đưa ra lựa chọn của các cá nhân.

4. Mô hình quyết định Vroom-Yetton-Jago: Phương thức giúp đội nhóm thành lập được quy tắc để lựa chọn được một trong 4 quy trình ra quyết định khả thi.

Đâu là thách thức khi thực hiện ra quyết định theo nhóm?

Áp dụng các mô hình ra quyết định đã được nhắc đến có thể sẽ hữu ích hơn cho từng cá nhân trong đội nhóm khi ra quyết định đơn lẻ. Khi thực hiện ra quyết định trong nhóm, quá trình này sẽ có tính phức tạp và khó khăn hơn khi các lựa chọn cần được xác định và chấp thuận bởi một cơ số thành viên. Điều này có thể gây xung đột giữa các thành viên và trì hoãn quá trình ra quyết định.

Để đạt được sự thống nhất khi gặp trở ngại ra quyết định nhóm này, chuyên gia quản lý dự án Temitope Dabo tại PMI đưa ra một số gợi ý về cách thức ra quyết định, bao gồm:

1. Thỏa hiệp bằng cách củng cố và làm mạch lạc mục tiêu cuối cùng của quyết định này cho các bên tham gia vào quá trình đưa ra quyết định.

2. Sử dụng kỹ thuật ra quyết định nhóm để lựa chọn được một phương án trong số nhiều phương án đang có sẵn.

Vậy, để đạt được sự thống nhất và ra quyết định hiệu quả, nhóm cần thống nhất quy trình và áp dụng mô hình ra quyết định phù hợp. Bằng cách đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, tạo ma trận quyết định, sử dụng bậc thang suy luận, hoặc áp dụng mô hình Vroom-Yetton-Jago, đội nhóm có thể tối ưu hóa quá trình ra quyết định và giảm thiểu các sai lầm không cần thiết.

Cuối cùng, đừng quên tham khảo các dịch vụ luật sư tư vấn và đại diện pháp lý của chuyên gia Luật Sư Tuấn tại đây.

Nguồn: https://luatsutuan.net
Danh mục: Văn Bản Pháp Luật