Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc cung cấp trang phục cho nhân viên là nhu cầu không thể thiếu của các doanh nghiệp. Về việc chi trang phục cho nhân viên bằng tiền và bằng hiện vật, Bộ Tài chính đã có những quy định cụ thể. Hãy cùng tìm hiểu những quy định này để bảo đảm tính hợp lý và hợp lệ của chi phí trang phục cho nhân viên.
Bạn đang xem: Quy định chi trang phục cho nhân viên: Điều gì bạn cần biết?
1. Cơ sở pháp lý về chi trang phục cho người lao động
Quy định theo Thông tư 96/2015/TT-BTC
Điều 4 – Hiệu lực từ năm quyết toán thuế 2015
Theo khoản 2.7, Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, có quy định về chi phí không được trừ, đặc biệt là phần chi trang phục cho người lao động. Chi phí này bao gồm cả chi trang phục bằng hiện vật và chi trang phục bằng tiền.
2. Chi trang phục cho người lao động bằng hiện vật
2.1 Quy định chung
Khi doanh nghiệp quyết định chi trang phục cho người lao động bằng hiện vật, có một số quy định cụ thể liên quan đến thuế và hồ sơ cần tuân theo để đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ của chi phí này.
2.2 Thuế thu nhập doanh nghiệp
2.2.1 Tính toán chi phí
Khi chi trang phục được cung cấp dưới dạng hiện vật, toàn bộ số tiền chi phí này có thể được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp. Điều này áp dụng khi có đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp lý, hợp lệ từ nhà cung cấp.
2.3 Thuế thu nhập cá nhân
2.3.1 Không tính thuế cá nhân
Trong trường hợp chi trang phục bằng hiện vật, người lao động không phải chịu thuế thu nhập cá nhân đối với giá trị của hiện vật này. Điều này giúp giảm gánh nặng thuế đối với nhân viên.
2.4 Hồ sơ liên quan
Để bảo đảm sự minh bạch và tuân thủ quy định, hồ sơ liên quan đến việc chi trang phục bằng hiện vật cần được tạo lập và giữ gìn cẩn thận.
2.4.1 Quyết định của giám đốc
Xem thêm : Mẫu phiếu chi theo quyết định 48 và mẫu phiếu chi theo quyết định 15
Quyết định chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động cần được xuất trình, có chữ ký xác nhận của giám đốc doanh nghiệp.
2.4.2 Danh sách người lao động
Danh sách người lao động nhận hiện vật phải được ký xác nhận bởi từng nhân viên, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
2.4.3 Chứng từ mua hàng
Hồ sơ mua hàng với nhà cung cấp trang phục cần bao gồm các chứng từ sau:
- Hợp đồng kinh tế: Ghi rõ các điều khoản và điều kiện thương lượng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.
- Báo giá: Chứng minh giá trị của trang phục được cung cấp.
- Biên bản giao nhận hàng hóa: Để xác nhận quá trình chuyển giao giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.
- Giấy đề nghị thanh toán: Chứng minh việc đặt hàng và yêu cầu thanh toán của người mua hàng.
- Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng: Chứng minh việc thanh toán và các khoản thuế liên quan.
2.5 Chứng từ thanh toán
Đối với quá trình thanh toán, doanh nghiệp cần có các chứng từ hợp lý tùy thuộc vào phương thức thanh toán.
2.5.1 Phiếu chi tiền mặt
Nếu thanh toán bằng tiền mặt và tổng số tiền nhỏ hơn 20 triệu đồng, doanh nghiệp cần tạo phiếu chi tiền mặt.
2.5.2 Chuyển khoản ngân hàng
Nếu thanh toán được thực hiện qua ngân hàng, doanh nghiệp cần có các chứng từ như lệnh chi, giấy báo nợ, để bảo đảm tính minh bạch và ghi chú đầy đủ thông tin.
Tổ chức hợp lý các chứng từ và hồ sơ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định và tối ưu hóa các lợi ích thuế trong việc chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động.
3. Chi phí trang phục cho người lao động bằng tiền
a) Quy định thuế thu nhập doanh nghiệp
1. Chi phí trang phục dưới 5 triệu đồng/người/năm
- Chi phí trang phục cho người lao động bằng tiền chỉ được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp phần chi trang phục dưới 5 triệu đồng/người/năm.
2. Chi phí trang phục trên 5 triệu đồng/người/năm
- Phần chi trang phục bằng tiền mặt trên 5 triệu đồng/người/năm không được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
3. Thuế thu nhập cá nhân
- Chi trang phục cho người lao động bằng tiền không chịu thuế thu nhập cá nhân phần chi trang phục dưới 5 triệu đồng/người/năm.
- Phần chi trang phục bằng tiền mặt trên 5 triệu đồng/người/năm phải chịu thuế thu nhập cá nhân.
b) Hồ sơ bao gồm
- Quyết định chi trang phục
- Danh sách người lao động nhận hiện vật
- Chứng từ thanh toán
- Phiếu chi tiền mặt (nếu chi bằng tiền mặt)
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (lệnh chi, giấy báo nợ, …) (nếu chi bằng chuyển khoản)
4. Mẫu quyết định chi đồng phục
4.1. Phần mở đầu
- Tên doanh nghiệp: Ghi rõ tên doanh nghiệp theo thông tin trong giấy đăng ký kinh doanh.
- Quốc hiệu và tiêu ngữ: Trình bày thành 2 dòng, căn giữa và lùi sang lề phải để nhường chỗ cho tên doanh nghiệp.
- Tiêu đề văn bản: Viết in hoa, căn giữa.
4.2. Phần nội dung chính
- Điều 1: Quy định hỗ trợ trang phục
- Chế độ hỗ trợ trang phục
- Chế độ hỗ trợ bảo hộ lao động
- Mô tả rõ về đối tượng, tiêu chuẩn, niên hạn sử dụng, và nguồn kinh phí cho từng hạng mục trang phục
- Điều 2: Điều khoản thi hành quyết định
- Xác định thời điểm có hiệu lực và đối tượng cần thi hành quyết định
4.3. Phần kết
- Chữ ký ban giám đốc: Dành cho chữ ký và dấu xác nhận của ban giám đốc để quyết định trở nên hợp lệ.
5. Những lưu ý khi chi trả trang phục cho nhân viên
Xem thêm : Tiền phạt vi phạm hợp đồng: Chi phí hợp lý hay không?
Trong việc chi trang phục cho nhân viên, cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán để đảm bảo rằng chi phí này được coi là hợp lý. Một nguyên tắc quan trọng là mọi chi phí hợp lý đều cần có hóa đơn chứng từ. Điều này là cần thiết khi quyết toán thuế và hoạch toán chi phí. Bởi vì những chi phí không có hóa đơn chứng từ sẽ không có bằng chứng chứng minh rằng chi phí này đã phát sinh. Trong trường hợp bạn mất hoặc thất lạc hóa đơn của các chi phí hợp lý, bạn có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại hóa đơn đó, miễn là doanh nghiệp đã cấp hóa đơn cho bạn trước đó. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định kế toán, đồng thời bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
Các câu hỏi thường gặp:
Câu hỏi 1: Doanh nghiệp có mức chi tối đa cho trang phục bằng tiền cho nhân viên là bao nhiêu theo quy định hiện hành?
Trả lời 1: Theo quy định hiện hành, mức chi tối đa cho trang phục bằng tiền cho nhân viên là không được vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.
Câu hỏi 2: Trong trường hợp doanh nghiệp chi trang phục cho nhân viên bằng hiện vật, điều gì cần phải có để chi này được tính vào chi phí hợp lý?
Trả lời 2: Để chi trang phục bằng hiện vật được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ rõ ràng để chứng minh việc chi này.
Câu hỏi 3: Có được chi trang phục cho nhân viên vừa bằng tiền và vừa bằng hiện vật? Nếu có, mức chi tối đa là bao nhiêu?
Trả lời 3: Có, doanh nghiệp có thể chi trang phục cho nhân viên vừa bằng tiền và vừa bằng hiện vật. Tuy nhiên, mức chi tối đa đối với trang phục bằng tiền không được vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.
Câu hỏi 4: Ngoài các điều kiện về mức chi, điều gì còn cần thiết để chi phí trang phục được tính vào chi phí hợp lý?
Trả lời 4: Ngoài các điều kiện về mức chi, để chi phí trang phục được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần phải ghi cụ thể điều kiện được hưởng, mức được hưởng trong các hồ sơ như hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty, quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, hoặc Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của công ty.
Nguồn: https://luatsutuan.net
Danh mục: Văn Bản Pháp Luật
