Mẫu Sổ Quỹ Tiền Mặt – Hướng Dẫn Cách Ghi Sổ Quỹ Tiền Mặt

Bạn là chủ kinh doanh hoặc thủ quỹ và bạn đang muốn nắm vững kiến thức về quản lý sổ quỹ tiền mặt? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về sổ quỹ tiền mặt và cách ghi sổ một cách hiệu quả nhất.

I. Sổ Quỹ Tiền Mặt Là Gì?

Sổ quỹ tiền mặt là một mẫu sổ được thủ quỹ sử dụng thường xuyên để theo dõi, phản ánh tình hình thu chi, xuất nhập và tồn quỹ bằng tiền mặt của một đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Đây là loại sổ sách phổ biến và được ứng dụng rộng rãi trong công việc thủ quỹ và kế toán tiền mặt.

Bạn đang xem: Mẫu Sổ Quỹ Tiền Mặt – Hướng Dẫn Cách Ghi Sổ Quỹ Tiền Mặt

1. Mục đích lập sổ quỹ tiền mặt

• Thủ quỹ và kế toán có thể theo dõi tình hình biến động tăng giảm của tiền mặt, quản lý các khoản tiền thông qua việc theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ tài chính thu chi tiền mặt phát sinh trong kỳ kế toán.
• Cuối mỗi kỳ kế toán, dễ dàng đối chiếu số liệu giữa số tiền mặt thực tế trong quỹ và số tiền mặt được ghi trên sổ quỹ tiền mặt; số tiền trên sổ và số tiền trên các phần mềm kế toán, đảm bảo số liệu phải chính xác, tránh trường hợp thất thoát tiền của đơn vị, doanh nghiệp.
• Sổ quỹ tiền mặt giúp giảm bớt gánh nặng công việc cho những kế toán tổng hợp, kế toán trưởng của đơn vị, doanh nghiệp.

II. Quy Định Về Ghi Chép Sổ Quỹ Tiền Mặt

1. Trách nhiệm ghi chép sổ quỹ tiền mặt

Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu chi tiền mặt trong kỳ kế toán, thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt sẽ chịu trách nhiệm ghi chép lại khoản tiền đó vào sổ quỹ tiền mặt. Bên cạnh đó, thủ quỹ và kế toán tiền mặt cũng chịu trách nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt, nhập tiền, xuất tiền mỗi khi có yêu cầu từ cấp trên.

2. Yêu cầu khi quản lý sổ quỹ tiền mặt

• Hằng ngày thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt phải kiểm tra quỹ tiền mặt thực tế còn trong két, tiền mặt phải được sắp xếp gọn gàng theo mệnh giá, không được để tiền cá nhân vào hay tự ý mang tiền ra khỏi đơn vị, doanh nghiệp.
• Khi đối chiếu tiền hiện có với sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt, nếu có phát sinh chênh lệch cần phải kiểm tra lại từ phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn để tìm ra nguyên nhân và có biện pháp xử lý.
• Khi thực hiện ghi nhận các khoản thu chi vào sổ quỹ tiền mặt, thủ quỹ phải kiểm tra đầy đủ các hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, kiểm tra xem các chứng từ có hợp lệ, hợp pháp hay không mới tiếp nhận. Khi có đầy đủ chứng từ kèm theo chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập – xuất quỹ hợp lệ theo quy định thì mới được phép tiến hành nhập, xuất quỹ.
• Kế toán viên có trách nhiệm ghi chép, nhập dữ liệu hằng ngày đối với sổ quỹ tiền mặt. Việc ghi chép được thực hiện liên tục theo trình tự phát sinh trước sau của các nghiệp vụ, bên cạnh đó còn có trách nhiệm tính toán số lượng tồn quỹ tại các thời điểm.
• Trước khi ra về, thủ quỹ cần khóa sổ và ký vào sổ quỹ tiền mặt, kiểm tra két (nếu có).
• Trong quá trình kiểm tra đối chiếu thông thường, kế toán và thủ quỹ sẽ sử dụng phương pháp khác nhau: kế toán hạch toán theo phương pháp kế toán dồn tích còn thủ quỹ ghi nhận thu chi tiền mặt theo phương pháp kế toán tiền. Do vậy, sẽ có thể xảy ra các chênh lệch, kế toán và thủ quỹ cần lưu ý điều này và đối chiếu thường xuyên với nhau.

Lưu ý: Chính vì vậy, thủ quỹ và kế toán quỹ tiền mặt cần đặc biệt lưu tâm những điều trên để tránh những sai sót không đáng có trong quá trình công tác.

III. Mẫu Sổ Quỹ Tiền Mặt Mới Nhất

Dưới đây là hai mẫu sổ quỹ tiền mặt theo các thông tư hiện hành mà bạn có thể tham khảo và tải về:

1. Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200

Link download: Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200

2. Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133

Xem thêm : Mẫu Đơn xin xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế chuẩn nhất 2024

Link download: Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133

IV. Hướng Dẫn Cách Ghi Sổ Quỹ Tiền Mặt

1. Cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200

Sổ này mở cho thủ quỹ sử dụng. Mỗi quỹ dùng một sổ hoặc một số trang sổ. Tuy nhiên, nếu kế toán dùng thì sửa tên cho đúng là “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”. Ứng với một sổ của thủ quỹ, có một sổ của kế toán để theo dõi song song.

Chi tiết các cột trong sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200 như sau:

• Cột A: Ghi ngày tháng thủ quỹ ghi sổ nghiệp vụ phát sinh.
• Cột B: Ghi ngày tháng được ghi trên chứng từ (Phiếu thu, Phiếu chi).
• Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu thu, số hiệu Phiếu chi liên tục theo trình tự từ nhỏ đến lớn.
• Cột E: Diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong phiếu thu, phiếu chi.
• Cột 1: Số tiền mặt nhập quỹ.
• Cột 2: Số tiền mặt xuất quỹ.
• Cột 3: Số tiền mặt dư tồn quỹ cuối ngày. Số tiền mặt tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt có trong két lúc đó.
• Cột G: Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu song song giữa hai sổ: “Sổ quỹ tiền mặt” và “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”, kế toán xác nhận vào cột này.

2. Cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133

Cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133 áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức có loại hình kinh doanh, sản xuất vừa và nhỏ. Tuy nhiên, không có nhiều sự khác biệt so với cách lập sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200.

Chi tiết các cột trong sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133 như sau:

• Cột A: Ghi ngày, tháng thủ quỹ ghi trong sổ.
• Cột B: Ghi ngày, tháng trên phiếu thu, phiếu chi.
• Cột C, D: Ghi số hiệu của chứng từ (Phiếu thu, Phiếu chi) liên tục theo trình tự từ nhỏ đến lớn.
• Cột E: Diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong phiếu thu, phiếu chi.
• Cột 1: Số tiền mặt nhập quỹ.
• Cột 2: Số tiền mặt xuất quỹ.
• Cột 3: Số tiền mặt dư tồn quỹ cuối ngày. Số tiền mặt tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt có trong két lúc đó.
• Cột G: Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu song song giữa hai sổ: “Sổ quỹ tiền mặt” và “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”, kế toán xác nhận vào cột này.

3. Cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 107

So với hai thông tư trên, cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 107 đơn giản hơn một chút và hợp nhất Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt với mẫu này.

Xem thêm : Hệ thống văn bản: Cải thiện quy trình và tăng tính minh bạch

Chi tiết các cột trong sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 107 như sau:

• Cột A: Ghi ngày, tháng thủ quỹ ghi trong sổ.
• Cột B: Ghi ngày, tháng trên phiếu thu, phiếu chi.
• Cột C: Ghi số hiệu của chứng từ (Phiếu thu, Phiếu chi) liên tục theo trình tự từ nhỏ đến lớn.
• Cột D: Diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong phiếu thu, phiếu chi.
• Cột 1: Số tiền mặt nhập quỹ.
• Cột 2: Số tiền mặt xuất quỹ.
• Cột 3: Số tiền mặt dư tồn quỹ cuối ngày. Số tiền mặt tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt có trong két lúc đó.
• Cột E: Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu song song giữa hai sổ: “Sổ quỹ tiền mặt” và “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”, kế toán xác nhận vào cột này.

V. Giải Đáp Một Số Vấn Đề Về Quỹ Tiền Mặt

Quỹ tiền mặt có thể gặp một số vấn đề khó giải quyết như: quỹ tiền mặt bị âm hoặc tồn quỹ tiền mặt quá nhiều. Dưới đây là giải pháp xử lý cho mỗi vấn đề này:

1. Vấn đề quỹ tiền mặt bị âm

Quỹ tiền mặt bị âm xảy ra khi tổng chi tiền mặt trên sổ quỹ tiền mặt lớn hơn tổng thu tiền mặt. Điều này không phù hợp với thực tế và không được chấp nhận bởi Cơ quan Thuế. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể áp dụng các giải pháp sau:

• Hạch toán các khoản mua hàng hoá vào TK 331.
• Làm hợp đồng vay mượn cá nhân với lãi suất 0%.
• Tạo nghiệp vụ khách hàng ứng trước tiền hàng bằng tiền mặt.
• Tăng vốn điều lệ cho doanh nghiệp.
• Chuyển một số khoản chi tiền mặt sang kỳ kế toán sau.

2. Vấn đề tồn quỹ tiền mặt nhiều

Tồn quỹ tiền mặt nhiều có thể do các khoản chi nội bộ không có chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp khai khống số tiền góp vốn, hoặc kế toán hạch toán sai trong sổ sách. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể thực hiện các giải pháp sau:

• Tăng chi phí lương cho người lao động bằng cách tăng thu nhập nhân viên.
• Phụ cấp trang phục, bữa ăn cho người lao động.
• Rà soát lại công nợ đối với các nhà cung cấp.
• Tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp hoặc tiền công tác cho công nhân viên.
• Kế toán hạch toán vốn góp ảo thu 1 lần cho đủ hết vốn góp ảo trên giấy phép.
• Kế toán theo dõi trên nguồn vốn góp thực tế.
• Cho cá nhân vay.

Quản lý tốt nguồn tiền là yếu tố quan trọng để đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị, doanh nghiệp. Do đó, việc theo dõi, ghi sổ quỹ tiền mặt có tầm quan trọng và thủ quỹ, kế toán tiền mặt phải đảm bảo ghi nhận, hạch toán chính xác so với tiền mặt trong két.

Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trong bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về sổ quỹ tiền mặt, cách ghi sổ và các mẫu sổ theo các thông tư hiện hành. Chúc bạn thành công!

Source

Nguồn: https://luatsutuan.net
Danh mục: Hiến pháp