Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã ban hành với mục đích điều chỉnh công tác văn thư, giúp các cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện việc soạn thảo và trình bày văn bản hành chính một cách chính xác và tiện lợi. Dưới đây là những điểm quan trọng trong Nghị định này:

Quy định chung

1. Khổ giấy: Văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm).
2. Kiểu trình bày: Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp có bảng hoặc biểu đồ, văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
3. Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới từ 20 – 25 mm, cách mép trái từ 30 – 35 mm, cách mép phải từ 15 – 20 mm.
4. Phông chữ: Văn bản sử dụng phông chữ Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
5. Cỡ chữ và kiểu chữ: Kích thước chữ được tuân thủ theo yêu cầu cụ thể của từng yếu tố thể thức.
6. Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo hướng dẫn tại Mục IV Phần I Phụ lục.
7. Số trang văn bản: Số trang văn bản được đánh từ số 1 bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang đầu tiên.

Các thành phần thể thức chính

1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản. Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được viết bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu. Chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ. Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày theo hướng dẫn tại Mục IV Phần I Phụ lục.
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức và đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày theo hướng dẫn tại Mục IV Phần I Phụ lục.
3. Số, ký hiệu của văn bản: Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập. Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng. Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. Số, ký hiệu của văn bản được trình bày theo hướng dẫn tại Mục IV Phần I Phụ lục.
4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản: Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó. Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng. Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước. Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày theo hướng dẫn tại Mục IV Phần I Phụ lục.
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày theo hướng dẫn tại Mục IV Phần I Phụ lục. Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
6. Nội dung văn bản: Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.). Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm. Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines. Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6 Mục IV Phần I Phụ lục này.

Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử. Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

Bạn đang xem: Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

• Khi ký thay mặt tập thể, ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
• Khi được giao quyền cấp trưởng, ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Khi ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành, thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
• Khi ký thừa lệnh, ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Khi ký thừa uỷ quyền, ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng

Xem thêm : Thông tư số 10/2023/TT-BTC: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 133/2015/TT-BTC

Nguồn: https://luatsutuan.net
Danh mục: Hiến pháp